Quy trình làm việc với khách hàng của Marketing Agency?

Khách hàng có thể nhận được gì khi “thuê” một Agency? Liệu Agency sẽ đối đãi với người mua của mình như thế nào? Những câu hỏi được đặt ra trong marketing khi sử dụng Agency được các doanh nghiệp đặt ra rất nhiều. Liệu đâu là một quy trình chuẩn mực mà khách hàng sẽ nhận được. Tham khảo ngay bài viết của 365VN nhé!

Đặt vấn đềHiring an RFP Consultant For Your Marketing Firm

Như trong bài viết trước, ta đã biết tới Agency là một công ty cung cấp dịch vụ truyền thông cho doanh nghiệp khác. Để sáng tạo kế hoạch thì bên thứ ba này cần hiểu rõ khách hàng và thị trường hướng tới. Các loại hình Agency khác nhau sẽ đảm nhận những lĩnh vực khác nhau. Đầu tiên 365VN sẽ lấy vị dụ một cấu trúc creative agency cơ bản bao gồm:

  • Planner: Dựa theo mục tiêu của khách hàng và ngân sách đàm phán, planner là người đề xuất chiến lược truyền thông. Planner cũng là người thuyết trình thể hiện kế hoạch và vạch ra những cột mốc hoạt động. 
  • Account: Từ những đề xuất truyền thông, Account sẽ là người làm việc chính với khách hàng. Account chịu trách nghiệm quản lý dự án và nguồn chi tiêu cho doanh nghiệp. Đây là vị trí cầu nối giữa nội bộ và công ty khách. Account vừa đại diện trình bày kế hoạch, vừa truyền tải lại mong muốn từ khách hàng về cho team Agency.
  • Content: Một phần của team creative, đây là vị trí chịu trách nhiệm cho từng câu chữ của chiến dịch. Việc của content là viết thông cáo báo chí, bài đăng trên các mạng xã hội, hay script thuộc phạm vi dự án.
  • Designer: Chắc hẳn đây là một vị trí quen thuộc. Phối hợp cùng content trong team creative, designer chịu trách nhiệm về mặt hình ảnh. Designer sẽ thiết kế key visual, những hình ảnh xuyên suốt một chiến dịch truyền thông. 

Quy trình làm việc của Agency

Để hiểu rõ hơn về cách một Agency vận hành, hãy tiếp tục theo dõi quy trình hợp tác giữa công ty khách và  agency từ những bước đầu cho tới nhiệm thu dự án. 

Bước 1: Briefing – Nhận yêu cầu từ khách hàng

Premium Vector | Briefing concept. business meeting or presentation. employee making presentation in front of group of co-worker. pointing at the graph.

Brief là một văn bản vắn tắt thông tin cần thiết về những yêu cầu của công ty khách dành cho Agency. Brief là một định hướng ban đầu cho bộ phận thực thi nắm bắt những điểm mấu chốt trong dự án sắp tới. Từ đó có thể hỗ trợ cơ sở đánh giá kết quả thu được. 

Một bản brief thường bao gồm:

  • Mô tả vấn đề, hiện trạng, và định hướng giải pháp (sản phẩm mới, chưa rõ phân khúc thị trường, cần được  truyền thông).
  • Mục tiêu hướng tới và cần đạt được.
  • Đặc điểm và insight của những đối tượng khách hàng mục tiêu. 
  • Những điểm mạnh và giới hạn với sản phẩm dịch vụ cần truyền thông
  • Ngân sách, thời gian

Bước 2: Pitching 

Sau khi nhận brief, nếu quyết định tham gia thực hiện truyền thông, Agency sẽ cần pitching. Lúc này account và planner sẽ cùng ngồi với nhau làm đề xuất chiến lược. Từ những giải pháp đề ra và tham gia pitching, doanh nghiệp có thể lựa chọn liệu Agency có phù hợp với dự án hay không. Đây là lúc mà Agency phải thuyết trình về giải pháp truyền thông của mình. Một ý tưởng tốt và sát với những yêu cầu đề xuất sẽ  ghi điểm trong mắt công ty khách. 

Bước 3: Purchase order – Lên bảng gia từng hạng mục

Sau khi xác nhận hợp tác, account sẽ lên giá những hạng mục cụ thể cho khách hàng. Dựa vào bản brief để xác định những hạng mục, ngân sách sẽ được thiết kế và tính toán sao cho phù hợp nhất. Ví dụ như xác định giá tiền cho băng chạy giới thiệu trên radio là 7 triệu một lượt phát, hay TVC là 10 triệu,…

Sau đó, khách hàng sẽ chốt báo giá và KPI tương ứng cho từng hạng mục. Account tiếp tục chuyển brief sang cho creative để bắt đầu sản xuất truyền thông. Sau đó creative sẽ thực hiện dự án theo những KPI đề ra theo từng thời điểm. 

Bước 4: Execution

Trong khi chạy dự án, đầu ra của team creative sẽ thông qua sự kiểm duyệt từ khách hàng. Khách hàng duyệt thì mới có thể công khai truyền thông trên các nền tảng. Khi công ty khách muốn sửa đổi, họ sẽ thảo luận và phản hồi lại với Account.  Account sẽ trực tiếp làm việc lại với creative team để khắc phục hoặc sửa đổi. 

Bước 5: Nghiệm thu và thanh toán

Khi kết thúc dự án, Account sẽ thực hiện báo cáo nhiệm thu gửi cho khách hàng. Báo cáo nhiệm thu để khách hàng một lần nữa kiểm tra các đầu mục và độ hoàn thành KPI. Tới bước này thường là khi dự án truyên thông đã được thực hiện một phần hoặc gần kết thúc. Đây là lúc công ty khách được yêu cầu thanh toán nốt phần tiền còn lại theo hợp đồng cho Agency. 

Tùy trường hợp, bên khách hàng sẽ phản hồi chậm trễ hoặc team creative ra sản phẩm muộn hơn dự kiến. Đây là lúc Agency và khách hàng ngồi lại bàn bạc và và Account cần linh hoạt điều phối team và phản hồi khách hàng. 

Trên đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc của Agency với khách hàng. Hy vọng với những thông tin tham khảo trên, bạn có thể phần nào hình dung thêm về loại hình truyền thông qua bên thứ ba. Với bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại liên hệ với 365 VN nhé!